Jak przygotowac firme do archiwizacji dokumentow

Dobre przygotowanie firmy do archiwizacji skroci czas wdrozenia i ograniczy koszt poprawek. Ponizej znajdziesz checklisty, od ktorych warto zaczac.

1. Inwentaryzacja zasobu: podziel dokumenty na grupy i okresl ich wolumen.
2. Retencja: przypisz okresy przechowywania dla kluczowych typow dokumentacji.
3. Indeksacja: ustal jednolity sposob opisu teczek i dokumentow.
4. Obieg: opisz zasady przekazywania, wypozyczania i zwrotu akt.
5. Odpowiedzialnosc: wyznacz osoby decyzyjne dla retencji i brakowania.

Po wdrozeniu tych punktow firma zyskuje przewidywalny proces, latwiejsza kontrole dokumentacji i szybszy dostep do informacji.