Case study: redukcja czasu obsługi akt o 37%

Firma z branży usług B2B skróciła czas obsługi zapytań dokumentowych o 37%, wyeliminowała 92% błędów przy wydawaniu akt i uwolniła 45 m2 powierzchni biurowej -- dzięki kompleksowemu wdrożeniu archiwizacji, digitalizacji i systemu ewidencji realizowanemu przez Doxart w ciągu 3 miesięcy.

Sytuacja wyjściowa

Klient -- średniej wielkości firma z branży usług B2B zatrudniająca ponad 120 pracowników -- zgłosił się do Doxart z problemem, który narastał od kilku lat. Archiwum firmowe, gromadzone przez ponad 15 lat działalności, rozrosło się do ponad 200 metrów bieżących dokumentacji papierowej rozmieszczonej w trzech lokalizacjach: głównej siedzibie, wynajmowanym magazynie oraz pomieszczeniu piwnicznym w jednym z oddziałów.

Stan zastany można było opisać następująco:

• Dokumentacja przechowywana w różnych formatach -- od teczek wiązanych, przez segregatory, po luźne dokumenty w kartonach bez opisów.
• Brak jednolitego systemu ewidencji -- każdy dział prowadził własne zapisy (lub ich nie prowadził wcale).
• Brak przypisanych kategorii archiwalnych i okresów retencji -- firma nie wiedziała, które dokumenty może zniszczyć, a które musi zachować.
• Średni czas wyszukiwania dokumentu wynosił 18 minut, a w przypadku dokumentów z magazynu zewnętrznego -- nawet 2 dni robocze.
• Regularnie dochodziło do pomyłek przy wydawaniu akt -- szacunkowo 3-5 błędów tygodniowo, wynikających z braku ewidencji wypożyczeń.
• Dział administracji poświęcał około 30% czasu pracy na obsługę zapytań dokumentowych zamiast na zadania strategiczne.

Firma planowała również kontrolę z zakresu ochrony danych osobowych, co dodatkowo zwiększyło pilność uporządkowania archiwum pod kątem zgodności z RODO.

Wyzwanie

Projekt wymagał zmierzenia się z kilkoma istotnymi wyzwaniami:

• Skala dokumentacji -- ponad 200 mb dokumentów rozproszonych w trzech lokalizacjach, bez spójnej ewidencji. Każdy metr bieżący wymagał indywidualnej oceny i klasyfikacji.
• Ciągłość operacyjna -- firma nie mogła pozwolić sobie na przerwanie dostępu do dokumentów na czas reorganizacji. Archiwizacja musiała przebiegać równolegle z bieżącą działalnością operacyjną.
• Zróżnicowane wymagania prawne -- dokumentacja obejmowała akta kadrowe (okres retencji 50 lat dla starszych pracowników, 10 lat dla nowszych), dokumentację finansową (5 lat), umowy z kontrahentami (10 lat od wygaśnięcia), korespondencję ogólną (kategoria Bc) oraz dokumentację projektową (B10). Każdy typ wymagał innej ścieżki postępowania.
• Zaangażowanie zespołu -- pracownicy byli przyzwyczajeni do dotychczasowego, choć nieformalnego sposobu zarządzania dokumentami. Zmiana wymagała nie tylko nowych procedur, ale również zmiany nawyków i przeszkolenia zespołu.
• Ograniczony budżet -- klient oczekiwał rozwiązania, które przyniesie mierzalne efekty, ale jednocześnie nie obciąży nadmiernie budżetu operacyjnego. Projekt musiał mieć wyraźny zwrot z inwestycji.

Rozwiązanie Doxart

Po przeprowadzeniu wstępnego audytu archiwum zespół Doxart zaproponował wdrożenie etapowe, rozłożone na 3 miesiące. Takie podejście pozwoliło zminimalizować zakłócenia w bieżącej pracy firmy i na bieżąco weryfikować skuteczność wdrażanych rozwiązań.

1. Etap 1 -- Inwentaryzacja i klasyfikacja (tygodnie 1-4)
   Zespół Doxart przeprowadził pełną inwentaryzację dokumentacji we wszystkich trzech lokalizacjach. Każda teczka i karton zostały opisane, zmierzone i przypisane do odpowiedniej kategorii archiwalnej (A, B5, B10, B50, BE, Bc) zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt opracowanym specjalnie dla klienta. Na tym etapie zidentyfikowano ponad 35 mb dokumentacji, która przekroczyła okres retencji i mogła zostać przeznaczona do brakowania.
2. Etap 2 -- Digitalizacja kluczowych zasobów (tygodnie 3-8)
   Na podstawie analizy częstotliwości zapytań wytypowano dokumenty najczęściej wykorzystywane w bieżącej pracy -- umowy ramowe z kluczowymi kontrahentami, aktualne akta osobowe, dokumentację projektową z ostatnich 3 lat oraz faktury z bieżącego i poprzedniego roku podatkowego. Łącznie zdigitalizowano ponad 12 000 stron dokumentów, tworząc przeszukiwalny indeks cyfrowy z rozpoznawaniem tekstu (OCR). Digitalizacja objęła skanowanie w rozdzielczości 300 DPI, indeksację metadanami (numer dokumentu, data, kontrahent, typ) oraz kontrolę jakości skanów.
3. Etap 3 -- Wdrożenie systemu ewidencji (tygodnie 5-10)
   Doxart wdrożył elektroniczny system ewidencji archiwalnej, który zastąpił dotychczasowe, rozproszone zapisy. System umożliwił: wyszukiwanie dokumentów po metadanych, śledzenie wypożyczeń i zwrotów, automatyczne powiadomienia o zbliżającym się końcu okresu retencji oraz generowanie raportów dla potrzeb audytów i kontroli. Każda teczka archiwalna otrzymała unikalny kod kreskowy, co wyeliminowało błędy przy identyfikacji i wydawaniu akt.
4. Etap 4 -- Konsolidacja i brakowanie (tygodnie 8-11)
   Dokumentacja z trzech lokalizacji została skonsolidowana w jednym, odpowiednio przygotowanym pomieszczeniu archiwalnym w siedzibie głównej. Dokumenty po okresie retencji (35 mb) zostały zniszczone zgodnie z normą DIN 66399 na poziomie P-4, z pełną dokumentacją procesu i certyfikatem zniszczenia. Konsolidacja pozwoliła zrezygnować z wynajmu zewnętrznego magazynu, co przyniosło natychmiastowe oszczędności.
5. Etap 5 -- Szkolenia i uruchomienie (tygodnie 10-12)
   Ostatni etap obejmował szkolenia dla trzech grup pracowników: koordynatora archiwum (szkolenie pogłębione z zakresu procedur archiwalnych i obsługi systemu ewidencji), pracowników administracji (szkolenie stanowiskowe z obsługi systemu i procedur wypożyczeń) oraz wszystkich pracowników (szkolenie ogólne z zasad obiegu dokumentów i polityki czystego biurka). Opracowano również regulamin archiwum zakładowego i instrukcję kancelaryjną.

Rezultaty

Po zakończeniu wdrożenia i 3-miesięcznym okresie stabilizacji zmierzono efekty projektu, porównując je z danymi sprzed wdrożenia:

• Czas obsługi zapytań dokumentowych skrócony o 37% -- średni czas wyszukiwania dokumentu spadł z 18 minut do 11 minut dla akt papierowych i do poniżej 30 sekund dla dokumentów zdigitalizowanych.
• Błędy przy wydawaniu akt zredukowane o 92% -- system kodów kreskowych i elektroniczna ewidencja wyeliminowały pomyłki wynikające z błędnej identyfikacji teczek. Liczba incydentów spadła z 3-5 tygodniowo do mniej niż 1 miesięcznie.
• Uwolniono 45 m2 powierzchni biurowej -- konsolidacja dokumentacji i brakowanie akt po okresie retencji pozwoliły zrezygnować z zewnętrznego magazynu i zwolnić pomieszczenie piwniczne w oddziale.
• Oszczędność kosztów wynajmu magazynu -- rezygnacja z zewnętrznego magazynu przyniosła oszczędność szacowaną na kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie.
• Pełna gotowość na kontrolę RODO -- wdrożone procedury, ewidencja operacji i certyfikaty niszczenia zapewniły zgodność z wymogami Rozporządzenia (UE) 2016/679.
• Odciążenie zespołu administracji -- czas poświęcany na obsługę zapytań dokumentowych spadł z 30% do 15% czasu pracy, co pozwoliło przekierować zasoby na zadania o wyższej wartości biznesowej.

Podsumowanie

Ten projekt potwierdza, że uporządkowanie archiwum firmowego to nie jednorazowy wydatek, lecz inwestycja z wymiernym zwrotem. Kluczowe wnioski z wdrożenia:

• Etapowe podejście się sprawdza. Rozłożenie projektu na 3 miesiące pozwoliło uniknąć paraliżu operacyjnego i na bieżąco korygować plan prac.
• Digitalizacja najbardziej potrzebnych dokumentów daje najszybszy efekt. Nie trzeba digitalizować całego archiwum -- wystarczy skupić się na dokumentach najczęściej wykorzystywanych, aby uzyskać natychmiastową poprawę efektywności.
• Elektroniczna ewidencja eliminuje błędy ludzkie. Kody kreskowe i system śledzenia wypożyczeń to prosty, ale niezwykle skuteczny mechanizm kontroli.
• Brakowanie uwalnia zasoby. Zniszczenie dokumentów po okresie retencji to nie tylko uwolnienie przestrzeni, ale również redukcja kosztów i ograniczenie ryzyka (mniej danych = mniejsze ryzyko wycieku).
• Szkolenia decydują o trwałości efektów. Nawet najlepszy system nie zadziała, jeśli zespół nie będzie wiedział, jak z niego korzystać. Inwestycja w szkolenia to inwestycja w trwałość zmian.

Projekt pokazał, że nawet archiwum w stanie znacznego nieuporządkowania można przekształcić w sprawny, mierzalny i zgodny z przepisami system zarządzania dokumentacją -- pod warunkiem systematycznego podejścia i współpracy z doświadczonym partnerem.