Przechowywanie dokumentów

Przechowywanie dokumentów to usługa polegająca na bezpiecznym składowaniu dokumentacji firmowej w zewnętrznym, profesjonalnie zabezpieczonym archiwum z pełną kontrolą dostępu i ewidencją obiegu akt. Dzięki outsourcingowi przechowywania Twoja firma zyskuje przewidywalne koszty, zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych oraz gwarancję udostępnienia każdego dokumentu w ramach uzgodnionego SLA. Powierzając przechowywanie dokumentów specjalistom Doxart, eliminujesz ryzyko związane z niewłaściwymi warunkami składowania i nieautoryzowanym dostępem do poufnych akt.

Czym jest profesjonalne przechowywanie dokumentów?

Przechowywanie dokumentów w modelu outsourcingowym polega na przekazaniu dokumentacji firmowej do zewnętrznego archiwum, które spełnia rygorystyczne normy bezpieczeństwa fizycznego i cyfrowego. Usługa obejmuje nie tylko samo składowanie, lecz także pełną kontrolę dostępu, ewidencję wydań i zwrotów oraz monitoring okresów retencji. W polskim porządku prawnym obowiązek prawidłowego przechowywania dokumentów wynika z wielu aktów prawnych. RODO (art. 5 ust. 1 lit. e) nakłada zasadę ograniczenia przechowywania danych osobowych, Kodeks pracy wymaga przechowywania akt osobowych przez 50 lat (dla umów sprzed 2019 roku) lub 10 lat, a ustawa o rachunkowości nakazuje przechowywanie dokumentacji księgowej przez co najmniej 5 lat. Profesjonalne przechowywanie dokumentów pozwala spełnić wszystkie te wymagania bez obciążania wewnętrznych zasobów firmy.

Dla kogo jest ta usługa?

• Działy HR i kadr — zyskują pewność, że akta osobowe pracowników są przechowywane zgodnie z Kodeksem pracy i RODO, z kontrolowanym dostępem i pełną ewidencją każdego wydania
• Działy księgowości i finansów — otrzymują bezpieczne archiwum dla faktur, umów i dokumentacji podatkowej z automatycznym monitoringiem okresów retencji wymaganych przez ustawę o rachunkowości
• Firmy z rozproszoną strukturą — centralizują dokumentację operacyjną z wielu lokalizacji w jednym, profesjonalnie zarządzanym archiwum, co eliminuje niespójności i ułatwia kontrolę
• Kancelarie prawne i notarialne — zabezpieczają akta spraw i dokumentację klientów z zachowaniem tajemnicy zawodowej oraz wymaganych okresów przechowywania
• Firmy w trakcie reorganizacji lub przeprowadzki — przekazują dokumentację na zewnątrz, aby odciążyć zespół w okresie przejściowym i uniknąć ryzyka zagubienia akt podczas transportu

Zakres usługi przechowywania

Każdy projekt przechowywania dokumentów realizujemy w sześciu etapach, które zapewniają bezpieczeństwo akt od momentu odbioru aż do ich udostępnienia lub brakowania.

1. Inwentaryzacja wstępna — przegląd dokumentacji u klienta, określenie wolumenu, kategorii akt (osobowe, księgowe, operacyjne) oraz wymaganych okresów retencji dla każdego typu dokumentów.
2. Odbiór i transport — zabezpieczenie dokumentów w dedykowanych pojemnikach archiwalnych i transport do naszego magazynu w warunkach gwarantujących poufność i integralność akt.
3. Ewidencja i indeksacja — rejestracja każdej jednostki archiwalnej w systemie ewidencyjnym z nadaniem unikalnego identyfikatora, który umożliwia szybkie wyszukiwanie i lokalizację dokumentu.
4. Składowanie w kontrolowanych warunkach — przechowywanie dokumentów w magazynie z monitorowaną temperaturą, wilgotnością, systemem przeciwpożarowym i kontrolą dostępu opartą na autoryzacji.
5. Udostępnianie i obieg — realizacja zamówień na dokumenty w ramach uzgodnionego SLA, z pełną ewidencją wydań, zwrotów i historią dostępu do każdej teczki.
6. Monitoring retencji i brakowanie — automatyczne powiadamianie o zbliżających się terminach brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz wsparcie w procedurze bezpiecznego niszczenia akt, których okres przechowywania dobiegł końca.

Efekt dla firmy

• Przewidywalne koszty — stały miesięczny abonament za przechowywanie dokumentów zastępuje trudne do oszacowania koszty utrzymania własnego archiwum, w tym wynajem powierzchni, klimatyzację i obsługę kadrową
• Odzyskanie przestrzeni biurowej — przekazanie dokumentacji na zewnątrz pozwala uwolnić nawet 20-40% powierzchni zajmowanej dotąd przez szafy i regały z aktami
• Bezpieczeństwo fizyczne i cyfrowe — profesjonalny magazyn zapewnia ochronę przed pożarem, zalaniem, kradzieżą i nieautoryzowanym dostępem na poziomie nieosiągalnym dla typowego biura
• Zgodność z RODO i przepisami branżowymi — kontrolowany dostęp, ewidencja wydań i monitoring retencji gwarantują spełnienie wymogów art. 5 RODO oraz przepisów o przechowywaniu akt osobowych i dokumentacji księgowej
• Szybki dostęp do dokumentów — gwarancja udostępnienia zamówionego dokumentu w ciągu 24 godzin w ramach SLA, z możliwością ustalenia krótszych terminów dla dokumentacji priorytetowej
• Ciągłość operacyjna — eliminacja ryzyka utraty dokumentów w wyniku awarii, przeprowadzki lub błędu ludzkiego, ponieważ archiwum zewnętrzne działa niezależnie od bieżącej sytuacji w firmie

Jak wygląda współpraca?

Współpracę rozpoczynamy od bezpłatnej konsultacji, podczas której omawiamy wolumen dokumentacji, wymagane okresy retencji i oczekiwania dotyczące częstotliwości udostępniania akt. Na tej podstawie przygotowujemy indywidualną ofertę z jasno określonym zakresem usługi i modelem rozliczeniowym. Wdrożenie usługi przechowywania dokumentów trwa zazwyczaj od 1 do 4 tygodni, w zależności od ilości dokumentacji i złożoności jej struktury. Proces obejmuje inwentaryzację, transport, ewidencję i uruchomienie systemu zamówień. Po wdrożeniu firma korzysta z pełnego dostępu do systemu ewidencyjnego, w którym może śledzić status swoich dokumentów, składać zamówienia na udostępnienie akt i monitorować zbliżające się terminy retencji. Zapewniamy także regularne raportowanie statusu zasobów dokumentacyjnych, dzięki czemu klient ma pełną kontrolę nad swoim archiwum bez konieczności zarządzania nim na co dzień.

Najczęściej zadawane pytania