Archiwizacja
Usługa archiwizacji dokumentów świadczona przez nas to kompleksowe i bezpieczne rozwiązanie wspierające firmy w efektywnym zarządzaniu dokumentacją. Każdy proces archiwizacyjny dostosowany jest indywidualnie do potrzeb klienta, uwzględniając wymogi prawne oraz zasady ochrony danych. Archiwizacja obejmuje m.in. analizę dokumentacji pod kątem wymaganego czasu przechowywania, co pozwala na racjonalne gospodarowanie przestrzenią oraz efektywne zarządzanie kosztami.
Proces Archiwizacji Dokumentów
Analiza dokumentacji i dostosowanie planu archiwizacji
Proces archiwizacji rozpoczynamy od szczegółowej analizy dokumentów, która pozwala na ustalenie niezbędnych kategorii przechowywania. Przeglądamy zbiory, oceniamy konieczność ich dalszego przechowywania oraz wyznaczamy optymalny czas archiwizacji.Bezpieczny odbiór i transport dokumentów
Oferujemy bezpieczny odbiór dokumentów bezpośrednio od klienta, a następnie transportuje je do naszego centrum archiwizacji. Każdy etap transportu realizowany jest zgodnie z zasadami poufności, co zapewnia ochronę danych już od momentu ich przekazania.Sporządzenie ewidencji i kategoryzacja dokumentacji
Po dostarczeniu dokumentów do centrum archiwizacji tworzymy szczegółową ewidencję wszystkich materiałów, przypisując im odpowiednie kategorie i oznaczenia. Dzięki temu dokumenty są uporządkowane i łatwe do odnalezienia, co znacznie usprawnia dostęp do informacji.Przechowywanie w optymalnych warunkach
Dokumenty przechowywane są w specjalnie przystosowanych pomieszczeniach, które zapewniają im odpowiednie warunki ochrony przed wilgocią, temperaturą i innymi czynnikami mogącymi wpłynąć na ich stan. Przechowywanie dokumentacji odbywa się zgodnie z najwyższymi standardami, gwarantując bezpieczeństwo danych.Stały nadzór i kontrola czasu przechowywania
Prowadzimy monitoring czasu przechowywania dokumentów, co pozwala na terminowe przekazanie ich do zniszczenia, gdy ich przechowywanie nie jest już wymagane. Dzięki temu firmy mogą zachować zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych oraz optymalizować zarządzanie zasobami dokumentacyjnymi.
Korzyści z Archiwizacji Dokumentów w Doxart
Współpraca z nami w zakresie archiwizacji dokumentów to oszczędność czasu, przestrzeni oraz zasobów. Firmy zyskują pewność, że ich dokumentacja jest przechowywana w sposób uporządkowany, bezpieczny i zgodny z wymogami prawnymi.
Do archiwizowania dokumentów zobligowana jest każda firma. Aby ułatwić ten proces oferujemy usługę zewnetrznego przechowywania dokumentów. Dysponujemy niezbędnymi zasobami i doświadczeniem aby uprościć ten konieczny proces.
Co zyskujesz:
– Zwolnienie przestrzeni biurowej
– Ograniczenie kosztów przechowywania
– Odpowiednie bezpieczenie dokumentacji
– analiza zbiorów pod kątem wymaganego czasu archiwizowania
– Uporzadkowanie i zindeksowanie zbiorów
– Oszczędność czasu na poszukiwanie potrzebnych dokumentów
– Kontrola nad posiadanym zbiorem
Co oferujemy:
– Dostosowanie sposobu archiwizacji do indywidualnych potrzeb
– Przeanalizowanie zbiorów pod kątem konieczności czasu przechowywania
– Odbiór dokumentów i bezpieczny transport
– Sporządzenie ewidencji dokumentów
– Nadanie kategorii archiwizacyjnych
– Przechowywanie w odpowiednich warunkach
– Udostępnianie potrzebnych dokumentów
– Kontrola czasu przechowywania i przekazania do zniszczenia
Zwolnij miejsce i oszczędzaj oddając swoje archiwum w ręce specjalistów.