Audyt oraz prowadzenie archiwów zakładowych

Usługa audytu i prowadzenia archiwów zakładowych, oferowana przez nas, to kompleksowe wsparcie dla firm pragnących skutecznie zarządzać dokumentacją, optymalizując przestrzeń, zachowując zgodność z przepisami oraz zapewniając bezpieczeństwo i łatwy dostęp do danych. Prawidłowe prowadzenie archiwum zakładowego umożliwia utrzymanie ładu w dokumentacji oraz minimalizuje ryzyko utraty czy zagubienia ważnych akt, a także usprawnia pracę zespołów dzięki szybkiemu dostępowi do potrzebnych informacji.

Proces Audytu i Prowadzenia Archiwów Zakładowych

1. Przegląd dokumentacji i analiza potrzeb
   Proces rozpoczyna się od szczegółowego przeglądu zasobów dokumentacyjnych klienta. Specjaliści z Doxart analizują, które dokumenty muszą być zachowane zgodnie z przepisami prawa, a które mogą zostać wycofane z obiegu. Ten krok umożliwia również identyfikację obszarów wymagających optymalizacji w zarządzaniu dokumentacją.

2. Opracowanie instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej
   Na podstawie analizy tworzona jest spersonalizowana instrukcja archiwizacyjna, która definiuje procesy przechowywania i zarządzania dokumentami w firmie. Instrukcja obejmuje zasady klasyfikacji, przechowywania, a także wyznacza terminy przechowywania dla poszczególnych kategorii dokumentów, co zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami.

3. Segregacja i oznakowanie dokumentacji
   Dokumenty są segregowane, katalogowane i odpowiednio oznaczane, aby stworzyć spójny system archiwalny. Doxart pomaga w ustaleniu topografii archiwum, co umożliwia szybkie i sprawne odnajdywanie potrzebnych dokumentów. Każda jednostka jest właściwie przypisana i opisana, co zapewnia przejrzystość oraz porządek.

4. Stałe wsparcie w prowadzeniu archiwum zakładowego
   Doxart oferuje również możliwość bieżącego wsparcia w zarządzaniu archiwum. Pracownicy firmy zajmują się organizacją, aktualizacją i bieżącym utrzymaniem porządku w dokumentacji, zapewniając pełną zgodność z polityką archiwizacyjną oraz wymogami prawnymi.

5. Wytyczanie dokumentów do zniszczenia
   Regularnie przeglądane są terminy przechowywania dokumentów, dzięki czemu dokumenty, które przekroczyły okres przechowywania, są odpowiednio wytypowane do bezpiecznego niszczenia. Zajmujemy się ich profesjonalnym i zgodnym z przepisami usunięciem, co pozwala firmie zwolnić przestrzeń oraz minimalizować ryzyko niepotrzebnego magazynowania dokumentów.

Korzyści z Audytu i Prowadzenia Archiwów Zakładowych

Dzięki współpracy z nami firmy mogą cieszyć się uporządkowaną, bezpieczną dokumentacją, zgodną z wymogami prawnymi, i zoptymalizowanymi procedurami archiwizacji.